OASE is toegankelijk voor:

• Cursusinstellingen mét Blik op Werk certificaat
  Deze instellingen krijgen toegang tot OASE voor de duur van de  Blik op Werk certificering.

Nieuw: sinds half mei 2010 is OASE ook toegankelijk voor: 

• Instellingen zónder Blik op Werk certificaat. Deze instellingen krijgen toegang tot OASE voor de duur van het aanbestedingcontract voor de inburgeringstrajecten dat de instelling met de gemeente heeft afgesloten.

• Gemeenten

Met OASE kunt u (groepen) kandidaten tot 6 maanden van te voren aanmelden voor het Centraal inburgeringsexamen (KNS, EPE en TGN). U logt in via de beveiligde site van DUO en krijgt toegang tot OASE. In OASE kunt u in vijf stappen kandidaten aanmelden voor de examens:

• Vind beschikbare examenplaatsen (aantal examens, locatie, periode).
  U kunt kandidaten tot 6 maanden vooruit inplannen.
• Bevestig dat de kandidaat uw instelling heeft gemachtigd om de aanmelding te doen. Omdat de aanvraag voor het inburgeringsexamen een verantwoordelijkheid is van de inburgeraar moet u als instelling een machtiging hebben van de inburgeraar dat u de aanvraag mag doen. Een voorbeeld van zo’n machtiging hebben we voor u beschikbaar.
• Voer kandidaten in met: BSN, geslacht en geboortedatum
• Koppel kandidaten aan examen en tijdstip
• Bevestig de aanmelding
  Print of download de aangemelde kandidaten als Excel- of PDF bestand
  

Tot twee weken vóór de examendatum kunt u de gegevens nog wijzigen. DUO gaat ervan uit dat de kandidaten worden ingepland op een datum waarop ze klaar zullen voor het examen. 
Twee weken voor de examendatum wordt de aanmelding definitief en kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden. DUO verstuurt dan:

• De oproepbrieven voor het examen naar de kandidaten. 
  Omdat dit het eerste moment is waarop DUO met de kandidaten communiceert over het aangemelde examen, is het belangrijk dat u zelf de examendatum, plaats en tijdstip aan de kandidaat meldt nadat u de aanmelding via OASE heeft gedaan. Op deze manier kan de kandidaat het examen in zijn agenda noteren. 
  
• Een factuur naar de instelling voor het examengeld van de aangemelde kandidaten. 
  De instelling ontvangt een gedetailleerd overzicht van de kandidaten waarvoor examen is aangevraagd. De instelling moet het examengeld vervolgens binnen zes weken aan DUO overmaken. Verschijnt een kandidaat niet op het examen, dan moet het examengeld toch worden betaald.

DUO maakt voor u elke 2 weken een factuur. Daarop staat het totaalbedrag van de via OASE aangemelde examens. U ontvangt tegelijk een gedetailleerd overzicht van die aangemelde examens. De instelling moet het examengeld binnen zes weken aan DUO overmaken. Verschijnt een kandidaat niet op het examen, dan moet het examengeld voor die kandidaat toch worden betaald.

De factuur wordt gestuurd naar het factuuradres dat u aan ons hebt doorgegeven toen uw instelling zich voor OASE heeft aangemeld.

Wanneer de examengelden, ook na herinnering, niet op tijd worden betaald kan de toegang tot OASE voor uw instelling worden geblokkeerd. Bovendien behoudt DUO zich het recht voor een invorderingstraject te starten wanneer betaling van de examengelden uitblijft.

Een belangrijk punt bij de toegang tot OASE is de beveiliging. Daarom regelen we de toegang via onze beveiligde site. De beveiligde site van DUO is toegankelijk voor instellingsbeheerders en gebruikers. Voor de inlogprocedure op de beveiligde site krijgen zij een eigen gebruikersnaam, een wachtwoord en een token. 

De toegang tot OASE regelt u in maximaal 2 stappen: 

• uw instelling geeft een instellingsbeheerder aan ons door;
• de instellingsbeheerder voert de gebruikers van OASE op in de beveiligde site.

De instellingsbeheerder registreert in de beveiligde site wie er binnen de instelling gebruik mag maken van OASE. Ook zorgt de beheerder ervoor dat de gegevens over de onderwijsinstelling bij DUO actueel blijven. 
U bepaalt zelf wie de instellingsbeheerder voor uw instelling wordt. Meestal is de instellingsbeheerder een applicatie- of systeembeheerder.

Wanneer uw instelling al met ons gegevens uitwisselt in het kader van BRON (Basisregister Onderwijsnummer), heeft u al een instellingsbeheerder. Dit geldt voor alle reguliere ROC’s en scholen voor voortgezet onderwijs. Hij of zij kan dan al de gebruikers voor OASE opvoeren via de beveiligde site. Wanneer uw instelling liever een aparte instellingsbeheerder voor OASE wil, kan dat via onderstaande procedure.

• Meld een instellingsbeheerder aan bij DUO met het formulier Aanmelden beveiligde site OASE
• Heeft uw instelling geen Blik op Werk certifcaat? Dan moet de gemeente op het formulier invullen hoe lang uw contract met de gemeente loopt. Voor de duur van uw contract met de gemeente krijgt u toegang tot OASE.
• Geef het factuuradres op waar DUO de rekening naartoe kan sturen voor de examens die uw instelling via OASE heeft aangemeld.
• Laat het bevoegd gezag van uw organisatie de gebruikersovereenkomst ondertekenen.
  

Stuur het aanmeldformulier en de gebruikersovereenkomst naar:
Dienst Uitvoering Onderwijs
Servicecentrum Inburgering
Postbus 764
9700 AT  GRONINGEN

De aangemelde instellingsbeheerder ontvangt vervolgens gebruikersnaam, wachtwoord en token om te kunnen inloggen op de beveiligde site. Daar kan de instellingsbeheerder dan de gebruikers van OASE opgeven.

Gebruikers 
Uw instelling bepaalt zelf welke medewerkers kandidaten gaan aanmelden via OASE. Vaak zijn dit medewerkers van een centrale examenadministratie. 

De instellingsbeheerder kan de gebruikers opvoeren in de beveiligde site. In OASE hebben gebruikers de mogelijkheid om te kiezen uit 2 rollen. De instellingsbeheerder moet opgeven welke rol de gebruiker moet krijgen op het moment dat hij de gebruiker aanmeldt in de beveiligde site. De rollen zijn:

• OASE Raadplegen: Met deze rol kan de gebruiker kijken welke kandidaten van de instellingen voor een examen zijn aangemeld. Ook kan de gebruiker de status van het examen zien.

• OASE Wijzigen. Met deze rol kan de gebruiker:
  a. Kandidaten aanmelden voor het Centraal inburgeringsexamen (KNS, EPE, TGN)
  b. Kijken welke kandidaten van de instelling voor een examen zijn aangemeld en de status van het examen zien.

Nadat de gebruikers zijn opgegeven in de beveiligde site ontvangt de gebruiker een brief van DUO als bevestiging van aanmelding voor OASE. De instellingbeheerder ontvangt tegelijkertijd van DUO het token voor de gebruiker. Het is de bedoeling dat de instellingsbeheerder het token aan de gebruiker overhandigd. Daarna kan de gebruiker inloggen op de beveiligde site en heeft dan toegang tot OASE.

De instellingsbeheerder kan zichzelf ook de rol OASE Raadplegen of OASE Wijzigen toekennen en daarmee OASE gebruiken.

DUO gaat uit van maximaal 3 gebruikers per instelling. Wanneer uw instelling liever meer personen toegang geeft tot OASE, is dat geen probleem. De kosten voor de extra tokens, 40 euro per stuk, worden dan wel in rekening gebracht.

OASE is beschikbaar op werkdagen van 7:00-20:00 uur. Buiten deze tijden kan de applicatie wel beschikbaar zijn, maar is er geen ondersteuning. We kunnen dan ook geen garantie geven dat de applicatie werkt buiten de genoemde tijden. We adviseren u daarom binnen de openingstijden gebruik te maken van OASE.

Telefonische ondersteuning via de helpdesk van het Servicecentrum Inburgering is beschikbaar op werkdagen van 9:00-17:00 uur via 050-599 9191. Een e-mail sturen kan ook naar sci@ocwduo.nl.