Online Aanmelden Centraal Inburgeringsexamen

U logt in via de beveiligde site van de IB-Groep en krijgt toegang tot OASE. Daar kunt u in vijf stappen kandidaten aanmelden voor het Centraal Inburgeringsexamen (KNS, EPE, TGN):

• Vind beschikbare examenplaatsen (aantal examens, locatie, periode)
  U kunt kandidaten tot 6 maanden vooruit inplannen
• Bevestig dat de kandidaat uw instelling heeft gemachtigd om de aanmelding te doen
• Voer kandidaten in met: BSN, geslacht en geboortedatum
• Koppel kandidaten aan examen en tijdstip
• Bevestig aanmelding
  Print of download de aangemelde kandidaten als Excel- of PDF bestand
  

Tot twee weken vóór de examendatum kunt u de gegevens nog wijzigen. Overigens gaat de IB-Groep er wel vanuit dat de kandidaten worden ingepland op een datum waarop ze klaar zullen zijn voor het examen. 
Twee weken voor de examendatum kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden en verstuurt de IB-Groep:

• De oproepbrieven voor het examen naar de kandidaten. 
  Het is daarom belangrijk dat u zelf alvast de examendatum, plaats en tijdstip met de kandidaat communiceert nadat u de aanmelding via OASE heeft gedaan, zodat de kandidaat het examen op tijd in zijn agenda kan inplannen. 
• Een rekening naar de instelling voor het examengeld van de aangemelde kandidaten. 
  De instelling ontvangt een gedetailleerd overzicht van de kandidaten waarvoor examen is aangevraagd. De instelling moet het examengeld vervolgens binnen zes weken aan de IB-Groep overmaken.       

Een belangrijk punt bij de toegang tot OASE is de beveiliging. Daarom regelen we de toegang via onze beveiligde site. De beveiligde site van de IB-Groep is toegankelijk voor instellingsbeheerders en gebruikers. Voor de inlogprocedure op de beveiligde site krijgen zij een eigen gebruikersnaam, een wachtwoord en een token. 

De toegang tot OASE regelt u in maximaal 2 stappen: 

• uw instelling geeft een instellingsbeheerder aan ons door;
• de instellingsbeheerder voert de gebruikers van OASE op in de beveiligde site.

Instellingsbeheerder
De instellingsbeheerder registreert in de beveiligde site wie er binnen de instelling gebruik mag maken van OASE. Ook zorgt de beheerder ervoor dat de gegevens over de onderwijsinstelling bij de IB-Groep actueel blijven. 
U bepaalt zelf wie de instellingsbeheerder voor uw instelling wordt. Meestal is de instellingsbeheerder een applicatie- of systeembeheerder.

Wanneer uw instelling al met ons gegevens uitwisselt in het kader van BRON (Basisregister Onderwijsnummer), heeft u al een instellingsbeheerder. Dit geldt voor alle reguliere ROC’s en scholen voor voortgezet onderwijs. Hij of zij kan dan al de gebruikers voor OASE opvoeren via de beveiligde site. Wanneer uw instelling liever een aparte instellingbeheerder voor OASE wil, kan dat via onderstaande procedure.

• Meld een instellingsbeheerder aan bij de IB-Groep met het formulier Aanmelden beveiligde site OASE
• Geef het factuuradres op waar de IB-Groep de rekening naartoe kan sturen voor de examens die uw instelling via OASE heeft aangemeld.
• Laat het bevoegd gezag van uw organisatie de gebruikersovereenkomst ondertekenen.
  

Stuur het aanmeldformulier en de gebruikersovereenkomst naar:
Informatie Beheer Groep
Servicecentrum Inburgering
Postbus 764
9700 AT  GRONINGEN

De aangemelde instellingsbeheerder ontvangt vervolgens gebruikersnaam, wachtwoord en token om  te kunnen inloggen op de beveiligde site. 

Gebruikers 
Uw instelling bepaalt zelf welke medewerkers kandidaten gaan aanmelden via OASE. Vaak zijn dit medewerkers van een centrale examenadministratie. 

De instellingsbeheerder kan deze gebruikers opvoeren in de beveiligde site. 
Doe dit het liefst voor de schoolvakantie begint, maar uiterlijk 10 augustus 2009. 

De IB-Groep gaat uit van maximaal 3 gebruikers per instelling. Wanneer uw instelling liever meer personen toegang geeft tot OASE, is dat geen probleem. De kosten voor de extra tokens, 40 euro per stuk, worden dan wel in rekening gebracht.

Nadat de gebruikers zijn aangemeld, ontvangen zij van ons een uitnodiging voor de introductiebijeenkomst direct na de zomervakantie. 

Introductiebijeenkomsten OASE
Direct na de zomervakantie organiseert de IB-Groep drie introductiebijeenkomsten voor de gebruikers van OASE. 

Tijdens deze bijeenkomsten worden aan hen de beveiligingsmiddelen uitgereikt waarmee zij kunnen inloggen. Tevens krijgen zij instructie over OASE en de gevolgen van het gebruik van OASE voor uw interne organisatie.

Met de introductie van OASE realiseert de IB-Groep belangrijke wensen van instellingen:

• Groepsaanmeldingen worden mogelijk;
• Het Centraal Inburgeringsexamen sluit beter aan op het einde van de inburgeringsopleiding, immers de instelling bepaalt zelf de datum van het examen;
• De instelling ziet na het examen de uitslag van de aangemelde kandidaten op individueel niveau terug in OASE.

Op 8 oktober 2008 is het concept van OASE tijdens een gebruikersoverleg aan elf cursusinstellingen voorgelegd. Tijdens dit overleg zijn nadere wensen geïnventariseerd. Het verslag van dit overleg kunt u hier lezen.
Op 15 december is het concept van de OASE schermen aan cursusinstellingen voorgelegd. Het verslag van dat overleg kunt u hier lezen.

Na de ingebruikname van OASE zal er periodiek een gebruikersoverleg zijn met instellingen om ervaringen te delen en eventuele wensen af te stemmen.